Personeelsborrel organiseren: de checklist
Een personeelsborrel organiseer je meestal naast je gewone werk, met weinig tijd om alles uit te zoeken. Deze checklist zet de stappen op volgorde, zodat je niets vergeet en niet halverwege terug hoeft naar af.
1. Doel en type borrel bepalen
Eerst: wat voor borrel is het? Een informele vrijdagmiddagborrel vraagt om iets anders dan een eindejaarsborrel met het hele bedrijf of een borrel na een teamuitje. Het doel bepaalt hoe formeel de locatie moet zijn en of er bijvoorbeeld een kort dankwoord of presentatie bij hoort.
2. Aantal gasten inschatten
Vraag een RSVP-deadline uit, of maak een realistische inschatting op basis van eerdere opkomst (vaak 60-80% van de uitgenodigde groep). De meeste locaties werken met een bandbreedte in plaats van een exact aantal — geef die bandbreedte door in plaats van te wachten op een 100%-zekere lijst.
3. Budget vaststellen
Bepaal een budget per persoon of een totaalbudget voordat je locaties gaat vergelijken; dat scheelt heen-en-weer-mailen. Reken voor een gangbaar borrelarrangement op de gangbare bandbreedte van €19-35 per persoon — zie de gids “wat kost een borrelarrangement” voor een uitsplitsing van waar die prijs vandaan komt, en de prijsgids Groningen voor concrete voorbeelden per venue.
4. Locatie kiezen
Let bij de locatiekeuze op:
- Bereikbaarheid vanaf kantoor (lopend, OV, parkeren) — een borrel direct na werktijd werkt beter als de locatie dichtbij is.
- Capaciteit die past bij de groep, met wat marge naar boven.
- Sfeer, passend bij de aard van de borrel (informeel café vs. representatieve zaal).
- Eigen ruimte of gedeelde ruimte — bij een gedeelde ruimte is het drukker en minder rustig voor gesprekken of een kort woordje.
Filter locaties in Groningen direct op deze criteria, bijvoorbeeld locaties met terras voor als het weer meewerkt, of locaties voor grote groepen bij een groep van 50 of meer.
5. Dieetwensen en allergieën inventariseren
Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen (vegetarisch, veganistisch, allergieën, religieuze eetregels) en geef dit door aan de locatie bij het doorgeven van het definitieve aantal gasten. De meeste locaties kunnen hier prima op inspelen, mits ze het op tijd weten — een paar dagen van tevoren is meestal genoeg, maar vraag dit na bij de locatie zelf.
6. Timing en duur afspreken
Bepaal een starttijd die aansluit op het einde van de werkdag en een duidelijk eindtijdstip, ook als de borrel informeel “doorloopt”. Houd rekening met piekperiodes: november-december (eindejaarsborrels) en mei-juni (zomerborrels) zijn doorgaans de drukste maanden bij locaties — boek in die periodes ruim van tevoren.
7. Aanvraag versturen
Zet in de aanvraag aan de locatie:
- Datum (met eventueel een alternatief)
- Verwacht aantal gasten (bandbreedte mag)
- Budget per persoon of totaal
- Gewenst arrangement, of vraag om opties
- Dieetwensen en eventuele toegankelijkheidseisen
Elke venue-pagina op deze site heeft een aanvraagformulier met precies deze velden.
8. Intern communiceren
Zodra de locatie bevestigd is: zet datum, tijd en adres in de agenda, vraag een contactpersoon voor de dag zelf, en herinner collega’s er een paar dagen van tevoren nog eens aan — vooral bij een RSVP-lijst die nog niet compleet was.
Bekijk ook: bedrijfsborrel organiseren: complete gids en alle borrellocaties in Groningen.