Eindejaarsborrel organiseren: het hele traject

De eindejaarsborrel is de drukst geboekte borrel van het jaar. Vrijwel elk bedrijf wil in dezelfde vier tot zes weken iets doen, waardoor de goede locaties eerder vol zitten dan mensen verwachten — en waardoor je op precies dezelfde avond de minste onderhandelingsruimte hebt van het hele jaar.

Deze gids gaat over de eindejaarsborrel als geheel: de borrel in november en december, de kerstborrel, en het alternatief dat veel bedrijven over het hoofd zien — de zakelijke nieuwjaarsborrel in januari.

Eindejaarsborrel, kerstborrel of nieuwjaarsborrel?

Ze lopen door elkaar heen, maar het zijn drie verschillende keuzes met heel andere praktische gevolgen:

Eindejaarsborrel — ergens in november of december, zonder expliciet kerstthema. Het jaar afsluiten met het team. Meeste vrijheid in datum, dus ook de meeste kans om nog iets te vinden.
Kerstborrel — de twee, drie weken voor kerst, meestal mét kerstmenu of kerstarrangement. De schaarste zit vrijwel volledig in dit blok: de tweede en derde week van december zijn de moeilijkste data van het jaar.
Zakelijke nieuwjaarsborrel — de eerste twee weken van januari. Veel ruimte, vaak lagere prijzen, en collega’s zijn uitgerust in plaats van afgepeigerd. Het grootste nadeel: je concurreert met de goede voornemens van je eigen collega’s.

Bedrijven met een krap budget of een lastige agenda doen er goed aan januari serieus te overwegen. Dezelfde locatie, dezelfde groep, doorgaans meer onderhandelingsruimte.

Wanneer moet je boeken?

Vuistregels, oplopend in urgentie:

Wil je een specifieke datum in de tweede of derde week van december, met een eigen afsluitbare ruimte? Begin in september. Dit is het schaarste product van het jaar.
Wil je ergens in december, datum flexibel? Oktober is doorgaans nog op tijd, mits je meerdere data aanbiedt.
Eindejaarsborrel in november? November is merkbaar rustiger dan december en vaak tot enkele weken van tevoren te regelen.
Nieuwjaarsborrel in januari? December is meestal ruim op tijd.

Doordeweekse avonden (dinsdag tot en met donderdag) zijn in december aanzienlijk makkelijker te krijgen dan vrijdagen — en vaak goedkoper.

Wat kost een eindejaarsborrel per persoon?

Op deze site staat per stad wat locaties zélf publiceren voor hun borrelarrangement; zie de prijsgids per stad en de gids over borrelarrangement-kosten.

Drie dingen die de prijs in december specifiek opdrijven:

Kerstarrangementen zijn duurder dan gewone borrelarrangementen. Er zit vaker eten in, en de opzet is uitgebreider. Vraag expliciet of het gewone borrelarrangement ook in december beschikbaar is — dat scheelt vaak flink.
Minimale afname. Veel locaties hanteren in december een hoger minimum aantal personen of een minimale besteding die ze de rest van het jaar niet vragen.
Zaalhuur. Buiten het seizoen laten locaties de zaalhuur eerder vallen bij een redelijke groep. In december zelden.

Vraag altijd of zaalhuur en btw in de prijs p.p. zitten. Twee offertes die op papier hetzelfde kosten, kunnen 20% uit elkaar liggen zodra je dat uitvraagt.

Waar let je op bij de locatie?

Voor een eindejaarsborrel wegen drie dingen zwaarder dan de rest van het jaar:

Een eigen, afsluitbare ruimte. In december is de rest van de zaak vol met andere bedrijfsborrels. Zonder eigen ruimte sta je tussen vreemden en versta je elkaar niet.
Garderobe en bereikbaarheid. Winteravond, jassen, en collega’s die met het openbaar vervoer komen omdat er gedronken wordt. Check de laatste trein of bus, niet alleen de parkeergelegenheid.
Harde eindtijd. Vraag hem uit. Veel locaties hebben in december een strakkere sluitingstijd dan ze uit zichzelf noemen, omdat er een tweede gezelschap achter je aan komt.

Gebruik de segmentpagina’s om hierop te filteren, bijvoorbeeld besloten borrellocaties of locaties voor grote groepen in jouw stad.

Checklist voor de aanvraag

Neem dit op in je aanvraag, zodat de offertes vergelijkbaar terugkomen:

Gewenste datum plus twee alternatieven (in december is dat geen luxe)
Verwachte groepsgrootte, als bandbreedte
Van hoe laat tot hoe laat, en wat de harde eindtijd is
Of je een eigen afsluitbare ruimte wilt
Of het gewone borrelarrangement beschikbaar is naast het kerstarrangement
Wat er precies in zit: welke dranken, hoeveel hapjes, zaalhuur en btw
Tot welke datum je het aantal personen nog mag bijstellen
Dieetwensen en toegankelijkheidseisen

Elke locatiepagina op deze site heeft een aanvraagformulier met deze velden, dat je aanvraag rechtstreeks naar de locatie stuurt.

Meer over dit seizoen

Kerstborrel organiseren — specifiek voor het kerstblok, inclusief kerstarrangementen.
Borrel organiseren per seizoen — hoe het hele jaar eruitziet, en wanneer het juist rustig is.
Bedrijfsborrel organiseren — het algemene stappenplan, met prijzen per stad.