Hoeveel hapjes en drankjes per persoon op een borrel?

Wie zelf de inkoop of de bestelling voor een borrel regelt, stuit meteen op de kernvraag: hoevéél eigenlijk? Hieronder de gangbare vuistregels uit de catering, plus de factoren die ze naar boven of beneden bijstellen. Het zijn nadrukkelijk vuistregels — elke groep drinkt en eet anders — maar als startpunt zitten ze zelden ver ernaast.

Drankjes: reken per uur, niet per avond

De klassieke vuistregel voor een borrel:

• Eerste uur: 2 drankjes per persoon — iedereen komt binnen, de eerste rondes gaan snel.
• Elk volgend uur: 1 à 1,5 drankje per persoon — het tempo zakt vanzelf.

Voor een borrel van drie uur kom je zo op 4 à 5 drankjes per persoon. Bijstellen naar boven bij: warm weer, een jonge groep, een feestelijke aanleiding (afscheid, jubileum, kerst). Bijstellen naar beneden bij: een lunchborrel of een borrel op een doordeweekse dag waarna mensen nog naar huis rijden.

Vergeet de verdeling niet: reken grofweg op de helft bier, een kwart wijn en een kwart fris/alcoholvrij — en zorg dat dat laatste kwart serieus is (alcoholvrij bier, iets fris met smaak), want het aandeel niet-drinkers groeit al jaren.

Hapjes: afhankelijk van het tijdstip

Bepalend is niet de groepsgrootte maar het tijdstip: vervangen de hapjes een maaltijd, of niet?

• Borrel ná de lunch of vroeg in de middag (eindigt vóór etenstijd): 4 à 6 hapjes per persoon volstaat.
• Borrel rond etenstijd (16:00-19:00 en verder): mensen slaan het avondeten over — reken op 8 à 10 hapjes per persoon, en maak een deel daarvan substantieel (mini-broodjes, iets warms) in plaats van alleen nootjes en kaas.
• Borrel die de avond in loopt: overweeg de stap naar een walking dinner of BBQ; los hapjes bijbestellen wordt dan al snel duurder én onbevredigender dan een echt eet-arrangement.

Zelf inkopen of een arrangement nemen?

Bij een borrel op kantoor koop je zelf in en zijn bovenstaande aantallen direct je boodschappenlijst. Bij een borrel op locatie is de afweging anders: veel locaties werken met borrelarrangementen waarin drank en hapjes per persoon per tijdsblok zijn afgeprijsd. Het omslagpunt ligt grofweg zo:

• Klein gezelschap, kort, onvoorspelbare opkomst — drankjes op rekening (“op nacalculatie”) is flexibeler en vaak goedkoper.
• Groter gezelschap, vaste duur, budget dat vooraf vast moet staan — een arrangement geeft zekerheid: één prijs per persoon, geen verrassing achteraf. De gangbare bandbreedte is €19-35 per persoon — zie de gids over borrelarrangement-kosten voor wat je binnen die bandbreedte mag verwachten.

Op onze stadspagina’s zie je per locatie welke arrangementen er gepubliceerd zijn, bijvoorbeeld in Amsterdam, Utrecht of Enschede — en met de goedkoop-filters vind je de locaties aan de onderkant van die bandbreedte.

Rekenvoorbeeld: borrel van 17:00 tot 20:00 met 30 personen

• Drankjes: 2 + 1,5 + 1,5 = 5 per persoon → 150 drankjes.
• Hapjes (rond etenstijd): 8 à 10 per persoon → 250-300 hapjes, deels substantieel.
• Alternatief: een arrangement van drie uur; bij een gemiddelde prijs binnen de bandbreedte weet je het totaalbudget vooraf zeker.

Kort samengevat

• Drank: 2 drankjes p.p. in het eerste uur, daarna 1 à 1,5 per uur.
• Hapjes: 4-6 p.p. buiten etenstijd, 8-10 p.p. rond etenstijd.
• Loopt de borrel de avond in, stap dan over op een walking dinner of BBQ.
• Vaste duur en vast budget? Dan is een arrangement meestal de rustigste keuze.

Bekijk ook: wat kost een borrelarrangement? en bedrijfsborrel organiseren: complete gids.