Bedrijfsborrel organiseren: een praktische gids

Een geslaagde bedrijfsborrel staat of valt met vier keuzes die je het beste vroeg maakt: groepsgrootte, budget, locatie en datum. Deze gids loopt ze in volgorde langs — en gebruikt daarvoor de prijzen die 255 locaties in 24 steden zelf op hun website publiceren, niet een schatting.

Dit is de gids voor elke borrel met collega's: een bedrijfsborrel, personeelsborrel of werkborrel organiseren gaat in dezelfde stappen. Voor een receptie met externe gasten, een netwerkborrel of een afscheid is er een aparte gids: bedrijfsreceptie, netwerkborrel en afscheidsborrel. Locaties per stad staan op bedrijfsborrel per stad.

1. Bepaal groepsgrootte en budget vooraf

Bijna elke locatie rekent per persoon, met een minimum aantal deelnemers. 686 van de 2080 locaties publiceren dat minimum, en de mediaan daarvan is 10 personen — tien is ook veruit de meest voorkomende waarde. 405 locaties hanteren een minimum van tien of lager, maar slechts 232 gaan écht onder de tien. Plan je met acht man, dan is dat dus de groep waar je naar zoekt. De overige 1394 locaties noemen geen minimum — dat is geen belofte dat het er niet is, dus vraag het na.

Voor het budget: de helft van alle gepubliceerde borrelarrangementen zit tussen € 22–€ 36 per persoon (drankjes plus bittergarnituur, exclusief eventuele zaalhuur). De mediaan is € 29,50. Reken op de bovenkant van die band als je een afsluitbare ruimte wilt of langer dan drie uur doorgaat.

Het verschil tussen de steden lijkt groot — in Arnhem ligt de mediaan op € 17,50 p.p., in Leiden op € 35 — maar trek daar geen conclusie uit over uitwijken naar de buurstad. Beide cijfers rusten op de handvol locaties per stad die een prijs publiceren, en een enkele locatie met vijf arrangementen kan zo'n mediaan in zijn eentje verschuiven. Gebruik de tabel om te weten wat je ongeveer kunt verwachten, niet om steden tegen elkaar af te zetten.

Let op wat deze cijfers niet zijn: alleen de 255 van 2080 locaties die zélf een prijs publiceren, tellen mee. De rest werkt op offertebasis. Een gemiddelde over alle locaties zou een verzonnen getal zijn, dus dat staat hier niet.

2. Kies een locatie die past bij het doel

"Bedrijfsborrel" dekt drie nogal verschillende avonden. Bepaal eerst welke het is — dat scheelt meer dan onderhandelen over de prijs:

• Vrijmibo of werkborrel — informeel, na werktijd, zonder programma. Een café met een eigen hoek of terras volstaat.
• Zakelijke borrel of relatieborrel — met klanten of relaties erbij. Hier telt representativiteit en de mogelijkheid om verstaanbaar te praten: een grand café of eventzaal met een eigen ruimte.
• Personeelsfeest of bedrijfsfeest — een hele avond, met muziek en meestal eten. Kijk naar maximale capaciteit, eigen geluid en of de locatie tot na middernacht open mag.

Filter daarna op de harde criteria. Elke stad heeft dezelfde segmentpagina's — vrijmibo, grote groepen, met terras, besloten, bedrijfsfeest — dus kies eerst je stad:

Landelijk hebben 873 van de 2080 locaties een eigen terras en 1388 een afsluitbare eigen ruimte; per stad ziet die verhouding er anders uit.

3. Plan op tijd, zeker rond de twee piekperiodes

Er zijn twee momenten waarop half zakelijk Nederland tegelijk belt: november-december (eindejaarsborrel en kerstborrel) en mei-juni (zomerborrel met terras). In die maanden zijn juist de locaties met een eigen afsluitbare ruimte als eerste weg. Voor een specifieke datum in de tweede of derde week van december is september niet te vroeg; voor een flexibele datum volstaat oktober meestal. Buiten die pieken heb je niet alleen meer keuze, maar ook onderhandelingsruimte over de datum en het arrangement.

Meer hierover: eindejaarsborrel organiseren (met de boektermijnen voor het hele jaar), kerstborrel organiseren en zomerborrel organiseren.

4. Vraag bij meerdere locaties tegelijk aan

Prijzen p.p. zeggen weinig zolang je niet weet wat erin zit. Vraag daarom bij drie tot vijf locaties hetzelfde uit, zodat de offertes vergelijkbaar terugkomen. Neem in elke aanvraag op:

1. Gewenste datum, plus één alternatief
2. Verwachte groepsgrootte (een bandbreedte is prima)
3. Budgetindicatie per persoon of totaal
4. Duur: van hoe laat tot hoe laat
5. Of je een eigen, afsluitbare ruimte wilt
6. Wat er in het arrangement zit: welke dranken, hoeveel hapjes, en of zaalhuur en btw erbij zitten
7. Dieetwensen en toegankelijkheidseisen

Elke locatiepagina op deze site heeft een aanvraagformulier met precies deze velden, dat je aanvraag rechtstreeks naar die locatie stuurt. Je zit nergens aan vast en betaalt niets.

5. Bevestig en communiceer intern

Leg schriftelijk vast: datum en tijden, aantal personen, de uiterste dag waarop je dat aantal nog mag bijstellen, wat er in het arrangement zit en de annuleringsvoorwaarden. Vraag om een contactpersoon voor de dag zelf. Zet daarna adres, starttijd en eindtijd in de agenda van je collega's — een borrel waar niemand op tijd is, is een dure borrel.

Checklist voor een personeelsborrel

• Soort borrel — vrijmibo, bedrijfsborrel met relaties of personeelsfeest? Dat bepaalt hoe formeel de locatie moet zijn.
• Aantal gasten — vraag aanmelding met een uiterste datum, en geef de locatie een bandbreedte in plaats van te wachten op een sluitende lijst.
• Budget — per persoon of totaal, vóór je locaties vergelijkt.
• Locatie — bereikbaar vanaf kantoor, capaciteit met wat marge, eigen of gedeelde ruimte.
• Dieetwensen en allergieën — vraag ze bij de uitnodiging uit en geef ze door met het definitieve aantal.
• Start- en eindtijd — ook als de borrel "doorloopt".
• Aanvraag — met de punten uit stap 4, bij drie tot vijf locaties tegelijk.
• Herinnering — een paar dagen vooraf nog een bericht met adres en tijd.

Veelgestelde vragen