Bedrijfsborrel organiseren: een praktische gids

Een geslaagde bedrijfsborrel staat of valt met vier keuzes die je het beste vroeg maakt: groepsgrootte, budget, locatie en datum. Deze gids loopt ze in volgorde langs — en gebruikt daarvoor de prijzen die 168 locaties in 15 steden zelf op hun website publiceren, niet een schatting.

1. Bepaal groepsgrootte en budget vooraf

Bijna elke locatie rekent per persoon, met een minimum aantal deelnemers. 352 van de 1015 locaties publiceren dat minimum, en de mediaan daarvan is 10 personen — tien is ook veruit de meest voorkomende waarde. 200 locaties hanteren een minimum van tien of lager, maar maar 119 gaan écht onder de tien. Plan je met acht man, dan is dat dus de groep waar je naar zoekt. De overige 663 locaties noemen geen minimum — dat is geen belofte dat het er niet is, dus vraag het na.

Voor het budget: de helft van alle gepubliceerde borrelarrangementen zit tussen € 19–€ 35 per persoon (drankjes plus bittergarnituur, exclusief eventuele zaalhuur). De mediaan is € 27,50. Reken op de bovenkant van die band als je een afsluitbare ruimte wilt of langer dan drie uur doorgaat.

Het verschil tussen de steden lijkt groot — in Arnhem ligt de mediaan op € 16,50 p.p., in Enschede op € 38 — maar trek daar geen conclusie uit over uitwijken naar de buurstad. Beide cijfers rusten op de handvol locaties per stad die een prijs publiceren, en een enkele locatie met vijf arrangementen kan zo'n mediaan in zijn eentje verschuiven. Gebruik de tabel om te weten wat je ongeveer kunt verwachten, niet om steden tegen elkaar af te zetten.

Let op wat deze cijfers niet zijn: alleen de 168 van 1015 locaties die zélf een prijs publiceren, tellen mee. De rest werkt op offertebasis. Een gemiddelde over alle locaties zou een verzonnen getal zijn, dus dat staat hier niet.

2. Kies een locatie die past bij het doel

"Bedrijfsborrel" dekt drie nogal verschillende avonden. Bepaal eerst welke het is — dat scheelt meer dan onderhandelen over de prijs:

• Vrijmibo of werkborrel — informeel, na werktijd, zonder programma. Een café met een eigen hoek of terras volstaat.
• Zakelijke borrel of relatieborrel — met klanten of relaties erbij. Hier telt representativiteit en de mogelijkheid om verstaanbaar te praten: een grand café of eventzaal met een eigen ruimte.
• Personeelsfeest of bedrijfsfeest — een hele avond, met muziek en meestal eten. Kijk naar maximale capaciteit, eigen geluid en of de locatie tot na middernacht open mag.

Filter daarna op de harde criteria. Elke stad heeft dezelfde segmentpagina's — vrijmibo, grote groepen, met terras, besloten, bedrijfsfeest — dus kies eerst je stad:

Landelijk hebben 500 van de 1015 locaties een eigen terras en 714 een afsluitbare eigen ruimte; per stad ziet die verhouding er anders uit.

3. Plan op tijd, zeker rond de twee piekperiodes

Er zijn twee momenten waarop half zakelijk Nederland tegelijk belt: november-december (eindejaarsborrel en kerstborrel) en mei-juni (zomerborrel met terras). In die maanden zijn juist de locaties met een eigen afsluitbare ruimte als eerste weg. Voor een specifieke datum in de tweede of derde week van december is september niet te vroeg; voor een flexibele datum volstaat oktober meestal. Buiten die pieken heb je niet alleen meer keuze, maar ook onderhandelingsruimte over de datum en het arrangement.

Meer hierover: eindejaarsborrel organiseren, kerstborrel organiseren en borrel organiseren per seizoen.

4. Vraag bij meerdere locaties tegelijk aan

Prijzen p.p. zeggen weinig zolang je niet weet wat erin zit. Vraag daarom bij drie tot vijf locaties hetzelfde uit, zodat de offertes vergelijkbaar terugkomen. Neem in elke aanvraag op:

1. Gewenste datum, plus één alternatief
2. Verwachte groepsgrootte (een bandbreedte is prima)
3. Budgetindicatie per persoon of totaal
4. Duur: van hoe laat tot hoe laat
5. Of je een eigen, afsluitbare ruimte wilt
6. Wat er in het arrangement zit: welke dranken, hoeveel hapjes, en of zaalhuur en btw erbij zitten
7. Dieetwensen en toegankelijkheidseisen

Elke locatiepagina op deze site heeft een aanvraagformulier met precies deze velden, dat je aanvraag rechtstreeks naar die locatie stuurt. Je zit nergens aan vast en betaalt niets.

5. Bevestig en communiceer intern

Leg schriftelijk vast: datum en tijden, aantal personen, de uiterste dag waarop je dat aantal nog mag bijstellen, wat er in het arrangement zit en de annuleringsvoorwaarden. Vraag om een contactpersoon voor de dag zelf. Zet daarna adres, starttijd en eindtijd in de agenda van je collega's — een borrel waar niemand op tijd is, is een dure borrel.

Veelgestelde vragen