Kerstborrel organiseren: draaiboek, timing en kosten
De kerstborrel is voor veel bedrijven hét moment van het jaar — en precies daarom ook het lastigst te organiseren: iedereen wil dezelfde paar vrijdagen in december, en populaire locaties zitten maanden van tevoren vol. Deze gids loopt de planning stap voor stap door, van timing tot budget.
1. Begin op tijd: september is niet te vroeg
December is de drukste borrelmaand van het jaar. De donderdagen en vrijdagen halverwege de maand zijn bij populaire locaties als eerste vergeven — vaak al in de vroege herfst. Een realistische tijdlijn:
- September/oktober — locatie kiezen en vastleggen. Nu heb je nog volle keuze qua datum én locatie.
- Begin november — uitnodiging eruit, opkomst peilen.
- Twee weken vooraf — definitieve aantallen doorgeven aan de locatie (vraag vooraf tot wanneer dat kan en wat de annuleringsvoorwaarden zijn).
Ben je laat? Kijk dan naar een doordeweekse dag, begin december, of overweeg een nieuwjaarsborrel in januari: dezelfde locaties zijn dan opeens ruim beschikbaar, en je borrel concurreert niet met alle andere kerstuitjes in de agenda’s van collega’s.
2. Kies een datum waar de meeste mensen bij kunnen
Het gaat bij een kerstborrel meer dan bij andere borrels om de opkomst: het is het moment waarop het hele bedrijf er is. Houd rekening met:
- Half december werkt het best — dicht genoeg bij kerst voor de sfeer, maar vóór de week waarin veel mensen al vrij nemen.
- Donderdag is de veiligste dag — de vrijdagen zijn het drukst bij locaties, en op donderdag missen minder parttimers de borrel.
- Check de schoolvakanties — collega’s met kinderen haken af zodra de kerstvakantie begonnen is.
3. Binnen en besloten weegt zwaarder dan in de zomer
In december valt het terras weg als uitwijkmogelijkheid, en een borrel tussen het gewone publiek voelt al snel niet als “ons moment”. Een eigen, afsluitbare ruimte is daarom voor een kerstborrel het belangrijkste locatiecriterium. Per stad hebben we die locaties gefilterd — bijvoorbeeld besloten borrellocaties in Amsterdam, Rotterdam of Eindhoven — en daarnaast is er per stad een aparte kerstborrelpagina, zoals kerstborrel locaties in Den Haag en kerstborrel locaties in Den Haag.
4. Budget: reken ruimer dan bij een gewone borrel
Een kerstborrel duurt meestal langer en de opkomst is hoger dan bij een vrijdagmiddagborrel. Twee gevolgen voor het budget:
- Meer eten — een borrel die om 16:00 begint en de avond in loopt, vraagt om meer dan bittergarnituur. Veel locaties bieden uitgebreidere arrangementen of een walking dinner; reken daarvoor met de bovenkant van de gangbare bandbreedte (zie de gids over borrelarrangement-kosten, met een indicatie van €19-35 p.p. voor een regulier arrangement — met eten erbij kom je daar al snel boven).
- Reken op hoge opkomst — bij een kerstborrel verschijnt doorgaans vrijwel iedereen; plan geen budget op basis van de gemiddelde opkomst van je vrijmibo.
5. Programma: houd het simpel
Een kerstborrel heeft weinig programma nodig — het samenzijn ís het programma. Wat goed werkt: een kort woord van de directie aan het begin (niet aan het einde, dan is de helft al in gesprek), eventueel een terugblik op het jaar, en verder vooral ruimte om bij te praten. Wil je toch iets extra’s, denk dan aan een pubquiz over het eigen bedrijf of een foute-kersttruiencompetitie — laagdrempelig en zonder strakke regie.
Kort samengevat
- Boek in september of oktober; de populaire decemberdata zijn het eerst vol.
- Kies bij voorkeur een donderdag halverwege december, vóór de kerstvakantie.
- Eigen (afsluitbare) ruimte is in de winter het belangrijkste locatiecriterium.
- Budgetteer ruimer dan bij een gewone borrel: hogere opkomst, meer eten.
- Te laat? Een nieuwjaarsborrel in januari is een volwaardig (en ruimer beschikbaar) alternatief.
Bekijk ook: bedrijfsborrel organiseren: complete gids en personeelsborrel checklist.